Checklist verhuizing voor bedrijven

 Ruim vooraf

Maak het voornemen om te verhuizen bekend aan:

Raad van Commissarissen;
Management;
Medewerkers;
Arbeidsbureau;
Ondernemingsraad;
Vakbonden.
Vervolgens

Stel iemand verantwoordelijk voor de totale gang van zaken tijdens de verhuisperiode;
Richt eventueel een projectgroep "verhuizen" op;
Neem in ieder geval personeelszaken, technische zaken en publiciteit in deze groep op;
Inventariseer de behoefte van Uw bedrijf, de afdelingen en het personeel;
Bepaal welke voorzieningen in het nieuwe pand (nog) moeten worden aangebracht;
Ga na of Uw nieuwe vestiging niet onder een afwijkend bestemmingsplan valt;
Regel eventueel een aanvraag voor een hinderwetvergunning;
Vraag subsidies aan. De Kamer van Koophandel heeft alle subsidies in een overzichtelijke gids staan;
U kunt Uw medewerkers niet verplichten mee te verhuizen, inventariseer daarom wie wel en wie niet meegaan;
Voer met alle betrokkenen een reorganisatiegesprek;
Maak regelingen voor personeelsleden die niet met het bedrijf mee verhuizen;
Regel met Uw makelaar of de nieuwe gemeente ook de huisvesting voor Uw medewerkers;
Maak een wervingsplan voor nieuwe medewerkers;
Toets de carrièreplanning aan de nieuwe situatie;
Maak nieuwe regelingen voor reiskostenvergoedingen;
Zorg dat al het personeel voldoende mogelijkheden krijgt om zich in te werken en vertrouwd te voelen op de nieuwe werkplek;
Organiseer excursies voor Uw medewerkers naar de nieuwe plaats van vestiging;
Laat scholen, makelaars, financiers en overheden tijdens die excursie informatie verstrekken;
Maak een sluitende verhuiskostenvergoeding voor Uw werknemers;
Laat iedere medewerker door ons verhuizen, dit kan kostenbesparend werken;
Breng de nieuwe personeelskosten in kaart;
Leg alle regelingen voor het personeel vast in een sociaal plan;
Voeg dit plan bij de adviesaanvragen aan de OR;
Bekijk welke oude materialen U kunt gebruiken in de nieuwe vestiging;
Bepaal wat er allemaal nieuw moet worden aangeschaft;
Stel Uw investeringsplannen daarvoor bij;
Bepaal het verhuisbudget;
Ga na welke energie voorzieningen U op de nieuwe locatie nodig heeft;
Laat deze voorzieningen aanbrengen door erkende installateurs;
Bestel tijdig nieuw projecttapijt;
Bepaal welke verbouwingen moeten worden uitgevoerd;
Laat een architect of een bouwkundige de plannen daarvoor op papier zetten;
Neem een aannemer aan voor de verbouwing;
Neem contact op met de gemeente en vraag of Uw verbouwingsplannen op deze manier doorgang kunnen vinden;
Licht Uw nieuwe buren in, in verband met mogelijke overlast gedurende deze verbouwing of verhuisperiode;
Zorg dat de verbouwing ten tijde van de verhuizing is afgerond;
Schakel een interieurarchitect in voor de inrichting van Uw nieuwe pand;
Bepaal of tijdens de verhuizing de productie doorgaat of dat U tijdelijk op twee locaties gaat produceren, of de productie tijdelijk stillegt;
Maak een nieuwe productie uitleg;
Schaf op tijd nieuw meubilair aan;
Bepaal welke afdelingen veel overleg met elkaar hebben en dus dicht bij elkaar moeten zitten;
Maak een indelingsplan voor het nieuwe gebouw;
Zet de nieuwe plattegronden op tekening;
Neem tijdig contact met ons op;
Bepaal de feitelijke verhuisdatum;
Zorg voor duidelijke eenduidige informatie welke U aan ons verstrekt;
Houd Uw medewerkers constant op de hoogte van de stand van zaken;
Maak een draaiboek betreffende de verhuizing;
Bepaal wie de bestaande inrichting demonteert en weer opbouwt. Doet U dit zelf of doen wij dit voor U?;
Bepaal wie alles inpakt;
Overleg met leveranciers van gevoelige apparatuur, zoals computers, door wie en hoe deze het best verhuisd kunnen worden;
Maak in overleg met alle betrokkenen een strak aansluitend tijdsplan;
Maak een agenda voor voortgangsvergaderingen;
Stel op deelgebieden medewerkers aan die de voortgang controleren;
Maak met KPN Telecom tijdig afspraken betreffende het verhuizen van telefoon- en datalijnen;
Schaf eventueel een nieuwe centrale, fax en andere telecom middelen aan;
Controleer of de huisstijl nog wel bij de nieuwe omgeving past;
Laat eventueel een ontwerpbureau een nieuwe huisstijl maken;
Breng het archief op orde, laat eventueel een gedeelte van (het oudste) archief vernietigen;
Regel de verzekeringen en bankzaken.
 

Kort vooraf

Zorg dat het nieuwe gebouw gebruiksklaar is als er verhuisd gaat worden;
Zorg dat alle aansluitingen klaar zijn (koffie-apparaten, kopieermachines, enz.);
Zorg voor een afdoend beveiligingssyteem;
Bestel een nieuw (licht-) reclamebord met naam en logo;
Bepaal of leveranciers en klanten het nieuwe gebouw gemakkelijk kunnen bereiken;
Plaats eventueel richtingaanduidingsborden in de omgeving;
Maak een nieuwe interne telefoonlijst, houd hierbij rekening met de oude nummers van de werknemers. Probeer de oude nummers zoveel mogelijk te behouden, dit voorkomt verwarring;
Zorg voor nieuw briefpapier, nieuwe naamkaartjes en dergelijke;
Laat nieuwe folders en brochures drukken;
Pas advertenties aan;
Zorg dat het nieuwe adres ook op verpakkingen en dergelijke komt te staan;
Instrueer medewerkers in speciale bijeenkomsten over het verhuizen, hoe in te pakken;
Laat het (nieuwe) gebouw schoonmaken, vooral op plaatsen waar na U de verhuizing slecht bij kunt komen, doordat er bijvoorbeeld een kast komt te staan;
Meld leveranciers en afnemers de verhuisdatum, de nieuwe telefoon-, fax en telexnummers. Vermeld ook duidelijk het nieuwe post- en bezoekadres;
Geef Uw nieuwe adresgegevens door aan de Kamer van Koophandel;
Geef Uw nieuwe adres door aan organisaties waar Uw adresgegevens genoteerd staan, zoals bijvoorbeeld organisaties welke branchehandboeken uitgeven;
Zorg bij het oude en het nieuwe adres voor een goed en duidelijk afgezette laad- en losplaats om de verhuiswagen te parkeren;
Licht Uw oude buren in betreffende eventuele overlast gedurende de verhuisperiode;
Maak afspraken met een hoveniersbedrijf of tuincentrum om in en om het gebouw de groenvoorzieningen aan te leggen en / of te onderhouden.
 

Tijdens de verhuizing

Zorg dat "sleutelposities" zoals de bewaking, de portiersloge en de telefooncentrales bemand zijn;
Maak een lijstje van belangrijke nummers van de oude en de nieuwe vestiging;
Zorg voor een duidelijke codering van alle ruimten;
Zorg dat de codering met de codering van al het te verhuizen materiaal overeenkomt;
Zorg voor voldoende eigen medewerkers, van bijvoorbeeld een technische dienst, bewaking enz., voor hand- en spandiensten;
Geef al Uw medewerkers een taak, geef medewerkers die geen taak hebben vrijaf;
Zorg ook voor de inwendige mens, regel koffie, thee en eventueel andere voorzieningen;
Controleer aan het eind van de dag samen met de verhuizer of alle werkzaamheden correct zijn uitgevoerd.
 

Na de verhuizing

Laat het gehele (oude) gebouw schoonmaken;
Leg nieuwe telefoonlijnen aan naar de kamers;
Plaats (naam) bordjes op de deuren en routing borden in het gebouw;
Stel de technische dienst verantwoordelijk voor het ophangen van kunst, posters, planborden enz.;
Zorg dat verhuismaterialen, zoals dozen, op een centraal punt worden ingezameld;
Houd de projectgroep verhuizen nog een aantal weken operatief om diverse zaken af te handelen;
Organiseer een officiële opening;
Houd een open dag voor familie van Uw medewerkers, nieuwe buren en afnemers;
Vergeet niet de pers op de hoogte te brengen;
Zorg dat U weet wat er allemaal voor specificieke zaken na de verhuizing nog moeten gebeuren;
Evalueer de regelingen voor het personeel. Welke regelingen moeten worden aangepast en welke kunnen worden afgeschaft?